Is data-centralisatie de juiste keuze voor software binnen (semi)overheid?

De komst van de AVG heeft ervoor gezorgd dat er vanuit de (semi)overheid meer aandacht is voor gedecentraliseerde IT-oplossingen. Met deze vorm van overheid software zou de privacy van burgers verzekerd zijn, kosten laag blijven en werken betrokken instellingen beter samen. Maar gaat dat altijd op? Bart Matthaei ging in gesprek met Merijn Windemuller van Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) over de voor- en nadelen van decentralisatie in het (semi)overheid domein. Wanneer is het beter om te kiezen voor een gecentraliseerde oplossing en wanneer biedt een decentraal IT-systeem juist kansen? In dit artikel vind je de vragen waarmee je zelf bepaalt welke oplossing past bij jouw vraagstuk.

(Semi)overheid beweegt richting decentralisatie

Privacy en dataveiligheid zijn door de AVG steeds belangrijkere thema’s voor de (semi)overheid. Overheid software komt regelmatig onder vuur en wordt, mede door een aantal peperdure mislukte IT-projecten van de centrale overheid, gezien als inefficiënt. Daarnaast maken verschillende partijen zich niet alleen zorgen over de veiligheid van de verzamelde data maar juist over wélke data er allemaal verzameld wordt en voor wie deze toegankelijk is. De hedendaagse bestuurder vraagt zich dan ook af: ‘Kan dat niet efficiënter, veiliger en doelgerichter ingericht worden met een gedecentraliseerde oplossing?’

Kan de inrichting van overheid software efficiënter, veiliger en doelgerichter met data-decentralisatie?

Consequenties van data-decentralisatie voor overheid software

Bart Matthaei van Ambrero ziet dat (semi)overheid door de komst van de AVG meer aandacht heeft voor decentralisatie maar zet verschillende vraagtekens bij deze decentralisatiedrang:

“Elke instantie en bestuurder wil, gedwongen door de AVG, de privacy en dataveiligheid zo goed mogelijk op orde hebben. Voor hen is een decentrale oplossing vaak ideaal omdat ogenschijnlijk risico’s worden voorkomen. Maar wat heeft dit voor gevolgen verderop in de keten? Waar moet een burger zich melden als bepaalde informatie onjuist is? Wie is er verantwoordelijk als het mis gaat?

Met SNG zijn we al een aantal keer, vanuit verschillende invalshoeken, in deze materie gedoken. En daarbij kwamen we tot de conclusie dat in veel gevallen, ondanks de voordelen van decentralisatie, een gecentraliseerde oplossing toch de beste keuze is.”

Gecentraliseerd platform Schuldenwijzer brengt partijen bij elkaar

SNG ontwikkelt zich van informatieknooppunt tot leverancier van informatieoplossingen voor (semi)overheid. Ze werken nauw samen met Ambrero, bijvoorbeeld aan Schuldenwijzer waarmee zij gerechtsdeurwaarders, de lokale overheid, schuldhulpverleners en burgers bij elkaar brengen. Directeur Merijn Windemuller legt uit:

“Schuldenwijzer adresseert een maatschappelijk probleem: de schuldenproblematiek. We realiseerden ons al vroeg dat als eerste gekeken moest worden naar het belang en de functionele vraag van burgers met schulden. Zij zijn de belangrijkste betrokkenen. En net als de andere betrokkenen bij schuldenproblematiek hebben zij veel baat bij transparante informatiestromen en -voorzieningen.

SNG is uniek gepositioneerd om als facilitator op te treden in dit proces om drie redenen;

• SNG beschikt over de politiek-juridische domeinkennis
• SNG heeft kennis en ervaring op het gebied van informatisering
• En heeft geen belang bij de uitkomst van processen

Dit heeft ertoe geleid dat alle betrokkenen nu begrijpbaar inzicht hebben in de situatie rondom hun schulden. Op dit moment geeft Schuldenwijzer inzicht in de beslagen van gerechtsdeurwaarders, dit wordt in de nabije toekomst uitgebreid.

En deze ontwikkeling zien we vaak terug in overheidsland, informatiesystemen dienen steeds meer belanghebbenden. Informatievoorziening was altijd sectoraal of ministerieel geregeld maar nu komen er ketens en voorzieningen die dat horizontaal doorkruisen en dat raakt een grote verscheidenheid aan belangen. Het vanuit de inhoud borgen van deze belangen bij de realisatie van informatieoplossingen is dé specialiteit van SNG.”

Centrale oplossing beantwoordt functionele vraag

Schuldenwijzer is dus een voorbeeld van een gecentraliseerde oplossing, Windemuller is er van overtuigd dat centralisatie ook bij andere (semi)overheid software een betere keuze is:

“Neem bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP), die was vroeger decentraal geregeld. Elke gemeente had een eigen registratie maar daarin ontstonden zogenaamde ping-pong-berichten. Verhuisberichten waarin beide registers naar de ander wezen als de woonplaats van een persoon. Onhandig als je wil bepalen waar iemand woont. Tegenwoordig is de gemeentelijke registratie gekoppeld aan een centrale database die het meest valide uitgangspunt kiest. Daar vind je een antwoord op de vraag: ‘waar woont persoon x?’. Een centraal systeem kan een dergelijke praktische, functionele vraag dus beter beantwoorden dan een decentraal systeem.

Daarnaast is er de veiligheid- en privacy vraag. Ik denk dat een centraal systeem vaak beter te beveiligen is dan een decentraal systeem. Een decentraal systeem heeft ‘multiple points of failure’ terwijl een centraal systeem een ‘single point of failure’ heeft. Het is efficiënter om dat enkele punt uitzonderlijk goed te beveiligen dan een verscheidenheid aan punten waarmee je dezelfde data kan ontsluiten.

Maar er zijn natuurlijk ook vraagstukken waarbij een decentrale oplossing beter past. Dat is waar veel projecten de mist in gaan, ze beginnen bij de voorkeurstechniek of technologie en passen die toe op het vraagstuk. Volgens SNG kom je tot de beste oplossing door eerst te bepalen wat functioneel nodig is en dan de bijpassende technische oplossing te bedenken. Zeker als je informatie veilig én accuraat én efficiënt moet verwerken krijgt een gecentraliseerde oplossing dan de voorkeur.”

Overheid software – belangrijke vragen rondom (de)centralisatie

Decentralisatie is een veelbelovend idee. Gebruik de beste, nieuwste ideeën uit de markt om overheid software te verbeteren, sneller nieuwe initiatieven te ontplooien en privacy te borgen. Bijvoorbeeld door middel van blockchain oplossingen.

In de praktijk is echter de verscheidenheid aan betrokkenen en belangen vaak te groot om een gedecentraliseerde oplossing toe te passen. De kosten, zowel financieel als qua gebruiksgemak en functionaliteit, zijn al snel te groot.

We zetten een aantal belangrijke argumenten om te kiezen voor een gecentraliseerde oplossing op een rijtje:

Zijn er complexe functionele gebruikseisen?

Bij een decentrale oplossing is het aan iedere deelnemer om de beschikbare data zo te ordenen dat zij het juiste antwoord op hun functionele vraag krijgen. Een gebruiker stelt bijvoorbeeld de vraag ‘woont persoon x op adres y?’ en het systeem geeft hierop een simpel antwoord, ja of nee. Het systeem geeft niet alle personen die wonen op adres y weer, of de adressen van alle mensen die toevallig de naam x hebben. Privacy blijft verzekerd.

Maar wat gebeurt er als er tegenstrijdige informatie in het systeem staat? Persoon x woont volgens het systeem bijvoorbeeld zowel op adres y als op adres z. Waar moet de schuldhulpverlener zich dan melden? Een gecentraliseerd systeem houdt vanaf het begin rekening met de functionele gebruikseisen van gebruikers. Bijvoorbeeld door dit soort tegenstrijdigheden aan te kaarten en de gebruiker daarvan op de hoogte te stellen. Daarnaast kan een gecentraliseerd systeem verschillen tussen deelnemers, denk aan verschillende berichtversies, compenseren. Het kan aangeleverde data uniformeren zodat de vragen aan het systeem altijd beantwoord worden. Dat is met name op het gebied van ketenbeheer een enorm voordeel.

Wat is het belang van de data kwaliteit?

Wie is er verantwoordelijk voor de aangeboden informatie? Of, om in de wereld van SNG te blijven: wat als iemand – door identiteitsfraude – ten onrechte verantwoordelijk gehouden wordt voor bepaalde schulden? Bij een gecentraliseerde oplossing is er één instantie waar de burger informatie kan inwinnen terwijl bij decentralisatie het moeilijker is om een antwoord te vinden en de informatie te corrigeren.

Tegelijkertijd zijn er genoeg toepassingen waarbij de datakwaliteit niet cruciaal is en eventuele schade voor bijvoorbeeld burgers op het gebied van privacy beperkt is. Een decentraal informatiesysteem geeft samenwerkende instanties dan wellicht de flexibiliteit en beperkte verantwoordelijkheid waardoor ze snel tot samenwerking kunnen komen.

Wie is eigenaar en beheerder van de data?

De burger is in toenemende mate eigenaar van zijn of haar data. Waar vroeger een instantie of bedrijf eigenaar van een bepaald dossier was wordt dat nu steeds vaker toegeschreven aan de burger. Deze heeft wettelijk gezien recht op inzage en kan zelfs verzoeken om verwijdering van alle gegevens. Wie kan dit realiseren? Bij een gecentraliseerde (semi)overheid software is het antwoord op deze vraag duidelijk maar wie coördineert dit bij een decentrale oplossing?

Zowel bij centrale als decentrale software-oplossingen moet dit onderwerp tegenwoordig voorop staan. Maar waar een centrale oplossing een relatief simpel proces kan hanteren moet dit vraagstuk bij een decentrale oplossing zo vroeg mogelijk behandeld worden.

Hoe zit het met de kosten?

Bij gelijke eisen voor wat betreft de kwaliteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het systeem zijn de kosten voor een gecentraliseerd systeem hoger dan voor de gebruiker van een gedecentraliseerd systeem. Daar staat tegenover dat de gezamenlijke kosten van alle gebruikers van het gedecentraliseerde systeem hoogstwaarschijnlijk hoger zijn. Zij betalen namelijk allemaal voor een eigen infrastructuur, onderhoud, training en beheer.

Echter zo’n eenvoudige redenatie is in sommige gevallen te kort door de bocht. Een decentraal systeem zou namelijk wel degelijk kostenefficiënter kunnen zijn, bijvoorbeeld als de functionele gebruikseisen, informatiebehoefte en betrokkenheid van gebruikers sterk onderling verschilt. Een grootgebruiker heeft dan hogere kosten dan de gebruiker die maar één aspect van het informatiesysteem uitleest. Een decentraal systeem zou dus een goede oplossingen kunnen zijn om de verantwoordelijkheid of belangen en de impact daarvan op de kosten te kunnen wegen in een samenwerking.

Wat verwacht de burger van overheid software?

Neem het ministerie van Defensie en het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit zijn in veel opzichten twee aparte, zelfstandig opererende ambtelijke organisaties. Ziet de burger dit ook zo? Of denkt de burger aan één overheid? Ditzelfde vraagstuk speelt natuurlijk op gemeentelijk en provinciaal niveau en ook bij semioverheid is er soms verwarring. Waar ligt de verantwoordelijkheid en waarmee is het belang van de burger het best gediend?

Dit vraagstuk is relevant voor alle (semi)overheidsinstanties en wordt uitvergroot door het (de)centralisatie vraagstuk en hoe dit samenspeelt met de AVG. Wat ons betreft een vraag die al vroeg in het proces beantwoord dient te worden.

Advies over (semi)overheid software op maat?

Heb je zelf een vraagstuk dat dit thema raakt? We stellen met plezier ook jou de vragen waarmee je zelf bepaalt welke route het best past.