Van Excel naar applicatie: de conversie

In het vorige blog over dit onderwerp schreef ik over de motivatie voor bedrijven om af te stappen van verslaglegging in Excel. Excel is weliswaar een ultiem flexibele tool om te beginnen met bijvoorbeeld een productieplanning, maar naar mate de sheets groeien, wordt Excel steeds minder handzaam.

Ambrero helpt regelmatig klanten om de stap naar een maatwerk-applicatie te maken. In deze blog neem ik je mee naar de ervaringen die we bij deze transities hebben opgedaan.

We starten de ontwikkeling altijd met de analyse van de tot dan toe gebruikte Excelsheets: om welke data gaat het eigenlijk? Zijn de gegevens over verschillende sheets verdeeld, en waarom is dat data op die manier georganiseerd? We komen daarbij de meest fantastische situaties tegen: Excel-toepassingen waarbij bijvoorbeeld diverse bronbestanden via VB-scripts aan elkaar geknoopt zijn en uitmonden tot volledige boekwerken aan tekst. Geen wonder dat de gevolgen van wijzigingen niet altijd meer duidelijk zijn.

Een breakdown van de informatie

Vast onderdeel van deze analyse is om te kijken of er overeenkomsten zitten tussen de diverse sheets. Zijn de sheets steeds op dezelfde manier opgebouwd? Of worden er standaardformules gebruikt? Recent kregen we 90 verschillende templates onder ogen, elk met een eigen opmaak. Het hele zwikkie moest worden vertaald naar een app. Hoe documenteer je dat? Hoe zorg je voor een goede instructie aan de ontwikkelaars?

“Uit 90 Excelsheets konden we 20 standaardcomponenten achterhalen.”

Wat bleek? Uit de 90 Excelsheets waren een stuk of 20 standaardcomponenten te ontcijferen. En die waren stuk voor stuk prima te documenteren. Zo sloegen we 2 vliegen in 1 klap: we konden de ontwikkeling opdelen in vastomlijnde, documenteerbare stukken werk, en daarnaast hadden we direct een breakdown van de applicatie op basis waarvan we de functionele en technische structuur van de applicatie konden ontwerpen.

Terughoudende eerste reacties

Als je al jaren dezelfde Excelsheets voor je hebt dan is het even schrikken als je opeens draadmodellen voor je neus krijgt die in niets op Excel lijken. Mensen houden niet van verandering, zeker niet als je daarmee de controle dreigt kwijt te raken. Want dat is wat er gevoelsmatig gebeurt wanneer je als gebruiker het comfort verlaat van een scherm dat volledig vertrouwd aanvoelt en waarin je alles naar hartenlust kunt aanpassen. Je wordt geconfronteerd met het gevoel dat veranderingen straks niet meer mogelijk zijn – of in elk geval minder vanzelfsprekend.

Een vraag die we in vrijwel elk project van dit type krijgen is of het ook mogelijk is om gegevens te kopiëren en plakken. ‘Want dat kan toch ook in Excel?’ Een dergelijke uitspraak illustreert hoeveel waarde er wordt gegeven aan de werkwijze waaraan de medewerkers gewend zijn. En dat vinden we niet meer dan logisch: natuurlijk wil je als bedrijf zelf de controle houden en de mogelijkheid hebben om te allen tijde wijzigingen aan je processen door te voeren. De ervaring leert echter dat het creëren van zeer flexibele software arbeidsintensief (en dus kostbaar) is, en dat het bovendien consequenties kan hebben voor de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie.

Behoud van gemak en flexibiliteit

Toch willen we de transitie naar een nieuwe applicatie natuurlijk zo soepel mogelijk maken. Uiteindelijk gaan er mensen misschien wel dagelijks mee werken, dus dan is er alles aan gelegen om te luisteren naar de input van de doelgroep. Gebruikers die gewend zijn om in Excel te werken hebben speciale verwachtingen op het gebied van gemak en flexibiliteit: vaak is de wens voor inhoudelijke flexibiliteit groot, maar is qua vorm juist standaardisatie gewenst. Als softwarebedrijf proberen we daar op drie manieren op in te spelen:

1. De meest gebruikte functies maken we toegankelijk via het toetsenbord. Navigatie via pijltjes (zoals je ook in Excel kunt) en navigatie via shortcuts kunnen de acceptatie door medewerkers vergemakkelijken.
2. Om tegemoet te komen aan de wens om inhoudelijke wijzigingen in de applicatie aan te brengen, proberen we zo veel mogelijk instellingen en dergelijke te vatten in bewerkbare stamgegevens. Zo kan de gebruiker in elk geval invloed uitoefenen op de inhoud van selectielijsten, formules, de volgorde waarmee invoervelden gepresenteerd worden, en de eventuele andere wensen.
3. Waar mogelijk maken we functionaliteit om de applicatie via Excel-imports te configureren. Onlangs maakten we bijvoorbeeld een applicatie waarin vragenlijsten een centrale plek hebben. Door import- en exportfuncties te maken kon het beheer van deze vragenlijsten volledig binnen Excel worden gedaan. Daarmee ontstond een handige combinatie van opslag en verwerking binnen een gecentraliseerde webapplicatie en de flexibiliteit van Excel.

Acceptatie van de nieuwe software

Waar de initiatiefnemers van de nieuwe software, vaak managers of beheerders, al vanaf het begin van de conceptontwikkeling een beeld hebben van verbeteringen die ze met de nieuwe software beogen, kost dat voor de eindgebruiker soms wat meer tijd. Een nieuw interactief concept moet vaak even ‘landen’.

In een maatwerk applicatie zorg je er natuurlijk voor dat de software precies aansluit bij het werk van de gebruiker. Het is daarom belangrijk om de medewerker zo vroeg mogelijk te betrekken. Bij Ambrero proberen we daarom al in een vroeg stadium een demo-baar prototype te hebben. Een belangrijk moment, want een positieve indruk kan de acceptatie in één klap probleemloos maken. De eerste glimlach van de eindgebruiker is voor ons goud waard: dan weet je dat het goed zit!

“De eerste glimlach van de eindgebruiker is goud waard.”

Die eerste glimlach kan verschillende redenen hebben. Een prettige User Experience bijvoorbeeld, of het besef dat de input die de medewerker in een eerder stadium heeft gegeven binnen het prototype is verwerkt. Maar de grootste kans op acceptatie is het moment waarop de medewerker ziet hoeveel frustratie de nieuwe applicatie gaat wegnemen: de snelheid waarmee het systeem reageert, of het gemak waarmee gegevens kunnen worden ingevoerd. Gebruikersvriendelijke software die tijdwinst oplevert!

De stappen van conversie naar een applicatie

Ik heb je meegenomen in een aantal stappen die we nemen om te komen tot een applicatie en de aandachtspunten die wij hierbij zien. Hier nog even alle fases, die wij volgen, op een rij.

• Analyseren van de tot nu toe gebruikte Excel sheets; wat zijn de overeenkomsten?
• Het in kaart brengen van de ideale processen van de verschillende gebruikersgroepen.
• Deze input vertalen naar draadmodellen en een prototype.
• Het toetsen van het prototype bij de eindgebruikers en verzamelen van feedback.
• Ontwikkelen van (de eerste versie) de applicatie.
• Migratie van de bestaande data, dus de informatie uit de 90 Excelsheets overzetten naar de applicatie!

Conclusie

Als ontwikkelaar van gebruiksvriendelijke maatwerksoftware kijken wij natuurlijk altijd met een schuin oogje naar applicaties die zijn ontwikkeld op basis van een standaard raamwerk als Excel. Feitelijk staan we soms echter met bewondering te kijken hoe ver bedrijven de grenzen van Excel hebben weten op te rekken.

De vertaalslag van de vaak grote hoeveelheden gegevens naar een webapplicatie of mobiele app is een secuur proces dat start met een grondige informatieanalyse. Bij de vertaling die vervolgens plaatsvindt is het belangrijk om de oorsprong in het achterhoofd te houden: het is soms beter om Excel te omarmen dan om heel eigenwijs alles anders te willen doen. Door de gebruikers vroegtijdig te betrekken kun je erachter komen op welke vlakken flexibiliteit gewenst is en op welke vlakken juist niet. En als je al die facetten weet te verwerken binnen de nieuwe software dan is een succesvolle adaptatie vrijwel gegarandeerd!

Wanneer neem jij afscheid van Excel?