Verdrinken in Excel of zwemmen met een maatwerkapplicatie?

Excel, wie kent het niet? Het spreadsheetpakket is onderdeel van het alom bekende Office-pakket van Microsoft en bestaat al sinds de jaren ’80. Het wordt gebruikt door 750 miljoen gebruikers, dus over de populariteit valt niet te twisten. Maar onder gebruikers is de ‘Excel-hel’ niet voor niets een bekende term. Welke verborgen kosten kent het en wat win je als je Excel vervangt voor een andere oplossing?

Excel is in het leven geroepen om cijfers te verwerken en data te managen. Van freelancer tot grote corporate, elke organisatie – en daarbuiten – werkt ermee. Naar mate de organisatie zich verder ontwikkelt, groeien de Excel-sheets mee in grootte en complexiteit. Herkenbaar? Tijd om te onderzoeken of Excel nog wel de meest geschikte software is om je data te beheren!

Wat zijn de verborgen kosten van het gebruik van Excel?

Hoewel Excel een herkenbare en praktische toepassing is kent het gebruik van Excel kent nogal wat verborgen kosten. Het loont de moeite om deze te onderzoeken en zo in kaart te brengen welke kansen je mist.

1. Door gebrekkig overzicht mis je de kans om te optimaliseren

Hoe meer je gebruik maakt van Excel, hoe meer je eigenlijk het overzicht – dat je juist wilt creëren – kwijtraakt. De sheets worden zo lang en zo breed dat ze niet meer te behappen zijn. Bovendien worden vaak per project aparte sheets gebruikt, waardoor er geen zicht is op trends over projecten heen. Analyse van al je data is bijna onmogelijk en daarmee blijven ook de mogelijkheden om je bedrijfsprocessen te verbeteren beperkt

2. Gefrustreerde medewerkers

Excel heeft een nogal slechte reputatie als het gaat om gebruikerstevredenheid. Natuurlijk zijn er zat data-analisten die er heel blij van worden, maar veel gebruikers struikelen over de informatie-overload. In veel organisaties worden ingewikkelde sheets gebruikt waarin complexe formules op elkaar doorwerken. Tot grote frustratie van medewerkers gaat de snelheid van Excel daarbij rap achteruit. Hoge complexiteit komt de stabiliteit van Excel niet ten goede. Je kunt je dus afvragen of Excel altijd de meest efficiënte manier van werken biedt.

3. Inefficiëntie

Excel is een generiek systeem. Dat maakt het minder geschikt om te koppelen aan andere systemen. De uitwisseling van data is dus nogal eens problematisch. Daardoor gaat er veel tijd verloren met het importeren en exporteren van data en moet er nogal eens iets worden overgetypt.

Daarnaast is de mogelijkheid om binnen Excel samen te werken nogal beperkt. Excel kent bijvoorbeeld geen workflows, dus wanneer er meerdere stakeholders bij je bedrijfsproces betrokken zijn is de opvolging van stappen binnen je proces is niet vanzelfsprekend. Er valt dus veel te winnen wanneer de samenwerking beter wordt ondersteund.

4. Fouten in data

Omdat Excel niet geïntegreerd is met andere systemen moeten er assumpties gedaan worden om bepaalde berekeningen te kunnen uitvoeren. Dat vergroot de kans op fouten in data. Bovendien is er geen sprake van versiecontrole, dus teams kunnen in verschillende versies van hetzelfde bestand werken. Dat maakt de foutkans nog groter, en daarmee ook de kans dat je tijd en data verliest. Een kostenpost die niet direct zichtbaar is, maar wel degelijk op kan lopen. Hoe handig Excel ook is, het geeft je een beperkte en statische blik, het geeft geen inzicht in de overall ‘flow’ binnen je organisatie.

Van kosten naar kansen: de transitie van Excel naar applicatie

Je kunt berekenen hoeveel tijd – en daarmee geld – er verloren gaat door de beperkingen van Excel. Hoeveel tijd gaat er verloren aan herinvoer? Welke kansen mis je? Het antwoord op dergelijk vragen kan je doen besluiten Excel te vervangen voor een andere oplossing. Welke stappen komen hierbij kijken?

1. Maak een breakdown van de bestaande spreadsheet

Het vervangen van Excel voor een maatwerkapplicatie kent voordelen ten opzichte van de ontwikkeling van een systeem van scratch: je hebt immers al een bronsysteem. Begin daarom met het maken van een goede breakdown van de informatie in je spreadsheet. Hierbij drie vragen die je daarbij helpen.

• Hoe zijn de data aan elkaar gekoppeld? Waar zitten de correlaties en wat zijn de formules die gebruikt worden?
• Welke informatie is statisch en welke verandert vaak? Met andere woorden: wat zijn de basisgegevens die vrijwel altijd hetzelfde blijven en wat zijn de data waar je constant mee werkt. Dat laatste bepaalt de functionaliteit van je maatwerkapplicatie.
• Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens? Welke actoren zijn er van belang bij die gegevens? Komen ze uit een extern systeem, worden ze eenmalig aangeleverd, of zijn het gegevens waar de key users verantwoordelijk voor zijn? Breng in kaart welke randsystemen en welke stakeholders er zijn. Je werkt vanuit de data en van daaruit steeds meer de diepte in.

2. Analyseer het werkproces

Omdat er vaak ook een proces gemoeid is bij het vullen van die Excel is het belangrijk dat proces te analyseren. Bij Ambrero hanteren we daarvoor een workshop waarbij we inzoomen op proces van data-invoer. We mappen het proces van het begin tot het eind. Daarbij koppelen we steeds data uit Excel aan de stappen in het werkproces. Zo krijg je een overzicht van alle gegevens die een rol spelen in jouw sleutelprocessen, op jouw afdeling of in jouw organisatie. Dat is een goede basis om een applicatie op te maken.

3. Inventariseer randsystemen met broninformatie

Vaak heb je te maken met randsystemen, zoals een boekhoudpakket of bijvoorbeeld een systeem waar meetgegevens uitkomen. Hiervan moet een goed overzicht gemaakt worden.

Een nieuw systeem, pure winst

Uiteindelijk is het grootste voordeel van het vervangen van Excel voor een een maatwerkapplicatie dat er een centraal systeem is waar alle data inzitten. Losse sheets zijn verleden tijd, waardoor je veel betere rapportages kunt uitvoeren. Je hebt ook altijd een eenduidig totaaloverzicht over hoe het gaat met de afdeling of je organisatie, snel en op het moment dat jij het wilt. Problemen kun je zelfs proactief laten signaleren door het systeem. Kortom: je behaalt winst op tijd, kwaliteit, rapportage én op de tevredenheid van de gebruikers.

Nieuwsgierig hoe Excel vervangen werkt in de praktijk?

Bij het VUmc was het tijd voor innovatie toen hun Excel-koning vertrok. Er bleek geen bestaande software te bestaan om het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen te ondersteunen. VUmc heeft Excel inmiddels vervangen voor software op maat waarbij de aanvragen 2x zo snel gedaan worden.