Bedrijfsprocessen optimaliseren in drie stappen

Jouw bedrijf is de afgelopen jaren hard gegroeid. Maar met dit succes komen ook een aantal nadelen. Voorheen had je zicht op de details binnen je productieproces. Maar met 50 medewerkers ben je gedwongen om de grote lijnen te bewaken. En je team de juiste beslissingen te laten nemen. Toch wil je erop vertrouwen dat de kwaliteit niet achteruit gaat. Hoe regel je dit? Ontdek de drie stappen om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Zodat je zorgeloos kunt doorgroeien.

De knelpunten van groei

Veel van je bedrijfsprocessen zijn organisch gegroeid en informatie is versnipperd beschikbaar. Via gedeelde schijven op jullie netwerkshare, in Excelsheets of erger nog; op papier. Medewerkers starten een zoektocht naar informatie als ze iets willen weten. Daarbij zorgt het niet uniform verwerken en opslaan van ervoor dat iedereen dit anders doet. En met grote groepen samenwerken in Excelsheets gaat ook niet echt lekker. De uren die je hiermee dagelijks verliest zijn vaak onzichtbaar. Maar ze zijn er gegarandeerd!

Wat zijn nu de klantwensen

Nu je bedrijf groter is gegroeid ken je ook niet meer alle klanten. Waarmee ze worstelen en wat ze echt belangrijk vinden in de samenwerking. Dus ook klantcontact vraagt om een professionaliseringsslag. De verwachting van service en snelheid zijn misschien toegenomen? Dan hebben klanten vaak behoefte aan een real-time overzicht in offertes en planning. Bij het ontbreken hiervan gaan ze bellen en mailen naar je verkoopteam. Of ze vragen het aan de accountmanagers bij een bezoek. Wanneer deze klantinformatie niet centraal opgeslagen staat, kost ook dit veel tijd.

Kortom; het is tijd om je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Zodat je medewerkers op een efficiënte, uniforme en fijne manier kunnen werken.

Voorbereiding bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Breng je bedrijfsprocessen in kaart door een aantal vragen te beantwoorden. Zoals:

• Welke bedrijfsprocessen zijn er te onderscheiden?
• Waar liggen de knelpunten?
• Hoeveel tijd en geld verlies je hieraan?
• Hoe vaak komt dit voor?
• Wat is de ideale situatie?

Dit doe je niet alleen maar met collega’s van verschillende afdelingen. Juist de mensen op de werkvloer weten wat er beter kan.

Bedrijfsprocessen ondersteunen met standaard software

Je kunt natuurlijk een standaard ERP pakket zoeken waar je alles in kunt opslaan. Een omvangrijk systeem voor offertes, planning, prijscalculatie, facturatie, tijdregistratie, etc. Los van de vraag of je alle functionaliteit in dat pakket nodig hebt, zal dit je dwingen om je processen anders in te richten. En waarschijnlijk zijn jouw processen organisch zo gegroeid omdat dit voor jullie bedrijfsvoering een logische manier van werken is. In de basis althans. Misschien biedt deze werkwijze je zelfs een concurrentievoordeel.

Je loopt het risico dat je jouw ideale manier van werken verliest, als je processen gaat voegen naar een standaardpakket. Daarnaast zijn de (implementatie)kosten van grotere pakketten over het algemeen niet mals. Dus bekijk wat standaard pakketten jouw bedrijf bieden. Maar ook wat deze niet voor je doen.

Slim combineren van standaard software met maatwerk

Het koppelen van systemen is tegenwoordig veel eenvoudiger dan vroeger. En daarom adviseer ik een andere richting. Namelijk de combinatie van standaard software met maatwerk.

Gebruik standaardpakketten waar het kan

Ga voor een relatief standaard proces op zoek naar pakketten die dat proces goed faciliteren. Kies als CRM-systeem bijvoorbeeld een pakket met marketing automation mogelijkheden, zoals Hubspot, Sharpspring of ActiveCampaign. Zodat je deze optie tot professionalisering makkelijk kunt starten en uitbreiden.

Wil je inkomende facturen digitaal goedkeuren? Selecteer dan voor dit proces een pakket wat aan je eisen voldoet. Wil je makkelijk factureren? Zoek een pakket dat online betalen mogelijk maakt en goed integreert met je boekhoudpakket. Dit soort specialistische pakketten voor facturatie en CRM zijn doorgaans veel goedkoper dan modules in een ERP-pakket. Ook werken deze een stuk prettiger en kennen ze veel uitbreidingsmogelijkheden.

Zet maatwerk software in voor je onderscheidend vermogen

Nu kun je een groot aantal processen in het “standaard” bakje plaatsen. Maar de meest kritische en centrale processen blijven over: jouw “secret sauce”. Dit zijn vaak de processen waar alle informatie samenkomt; klantinformatie, productgegevens, voorraad, planning. En de processen waar veel verschillende disciplines moeten samenwerken. Waarbij je misschien zelfs de klant wilt betrekken. Bijvoorbeeld om zaken goed te keuren voordat ze geproduceerd worden.

Hiervoor laat je workflow software op maat ontwikkelen. Zodat je de belangrijkste processen ondersteunt met een interface die voor iedereen prettig werkt. En exact aansluit op de manier waarop jouw team wilt werken. Hiermee vervang je de Excelsheets en blijven je processen flexibel ingericht. Ook zorgt het ervoor dat informatie op een uniforme manier wordt ingevoerd.

Koppelen van systemen voor maximale procesoptimalisatie

Je wilt niet dat je medewerkers, door het gebruik van verschillende systemen, informatie op meerdere plekken invoeren. Daarom koppel je alle systemen aan elkaar met behulp van een integratie-platform zoals Zapier, IFTT of Microsoft Power Automate. Op deze manier zijn wijzigingen in je klantenbestand direct zichtbaar in alle systemen. Ook kun je informatie uit verschillende systemen binnen een klantomgeving beschikbaar maken. Zo geef je klanten real-time inzicht in orders, planning en facturen. Dat betekent extra service en minder belletjes en e-mails voor je team.

Verlies niet langer kostbare tijd

Goed dat je bedrijf groeit. Nu is het juiste moment voor de volgende stap. Efficiënter werken, een vaste kwaliteitstandaard en het benodigde servicelevel voor je klanten. Daarvoor neem je drie stappen:

• Huidige en gewenste situatie in kaart brengen
• Standaard softwarepakket combineren met maatwerk software
• Koppelen van de verschillende systemen

Ik help je hierbij graag op weg. Een uurtje sparren over hoe je bedrijfsprocessen optimaliseert geeft je gegarandeerd veel inzicht. En dat is geheel gratis. Dus plan snel een afspraak met mij. Dan bepalen we jouw onderscheidend vermogen en de quick wins!