088-26277376
start@ambrero.nl
072 56 26 500
Mobiele app; materiaal lenen was niet eerder zo makkelijk
De ruim 4.000 studenten van de HKU reserveren online
De studenten van de Hogeschool van Kunsten in Utrecht (HKU) lenen heel wat materiaal voor de projecten die ze doen. Hiervoor heeft de HKU een uitleenloket ingericht. Pakweg drie jaar geleden, na een verhuizing, is er een tweede loket gestart. Dit vroeg echter een verdubbeling van de capaciteit. Toen ontstond de vraag bij HKU; hoe kan dit proces efficiënter worden ingericht?
Een formulierenstroom en beperkte bereikbaarheid
Voorheen vroegen studenten hun benodigde projectmateriaal verbaal aan, bij het uitleenloket. Deze werden vervolgens handmatig door de medewerkers ingeboekt in het kalendersysteem. Ook kregen de studenten aanvullend advies per aanvraag; als je X leent, heb je wellicht ook Y nodig.
Met de komst van een tweede loket nam de werkdruk flink toe, een onwenselijke situatie. Daarnaast wilde HKU de uitleendienst toegankelijk maken voor studenten van alle vestigingen.
Formulierstromen digitaliseren zodat bedrijfsprocessen op elkaar aansluiten
De opdracht van het uitleenloket van HKU aan ons was helder:
- Procesautomatisering voor het reserveren van materiaal
- Schaalbaarheid voor het uitbreiden met andere vestigingen
‘We hadden vooraf een duidelijke doelstelling gesteld, namelijk; eind 2018 gaan 80% van de reserveringen via de app’, aldus Teije, projectmanager bij HKU. En die uitdaging zijn we met veel plezier aangegaan!
Meer over procesoptimalisatie
Ontwikkeling van gebruikersvriendelijke mobiele app voor HKU
HKU is het inventarisatietraject gestart met een workshop waarbij we gezamenlijk de uitgangspunten voor het project hebben vastgesteld, de beoogde werking van de software en de scope. Een efficiënte manier om te komen tot de definitie van het MVP (Minimum Viable Product).
Hierna is het dev-team aan de slag gegaan. “We hebben een ‘mobile first’ app ontwikkeld die op elk gewenst moment bereikbaar is voor studenten en natuurlijk ook voor HKU zelf.”, aldus Huub Koehorst, senior ontwikkelaar bij Ambrero. “De app is zeer gebruiksvriendelijkheid. De toepassing van verschillende kleuren per uitleencategorie draagt hieraan bij. Evenals het gebruik van LDAP integratie waardoor gebruikers kunnen inloggen met hun bestaande HKU account.”
De mobiele app biedt de gebruikers de volgende functionaliteit:
- beheer; overzicht van reserveringen en in te nemen materiaal
- direct inzicht in de beschikbaarheid op basis van datum en uitleenduur
- single account systeem door LDAP integratie
- integratie van de persoonsidentificatie, via een kaartlezer, met de app
De MVP van deze laagdrempelige en mobile first app is ontwikkeld in vijf sprints, wat gelijk staat aan tien weken. In 2020 is de app uitgebreid met een reserveringssysteem voor de werkplaatsen van HKU.
Het projectresultaat; bereikbaarheid en verlaging van de werkdruk
“Het team van Ambrero duikt diep in de materie en doorziet in zeer korte tijd de processen binnen HKU. Ze denken met ons mee en zijn een goede sparringpartner. Daarnaast dwingen ze ons tot nadenken en keuzes maken door veel vragen te stellen.”, aldus Teije, projectmanager HKU.
Bereikbaarheid
Studenten kunnen altijd en overal online met hun smartphone de beschikbaarheid checken van het benodigde materiaal en deze reserveren.
Uniforme informatie
De mobiele app biedt de studenten informatie over het materiaal. Deze is nu uniform en online beschikbaar voor alle studenten van de diverse locaties.
Minder werkdruk
Wanneer dit jaar 80% (of meer) van de reserveringen via de app worden gedaan zal de werkdruk van de HKU collega’s afnemen. Er wordt efficiënter en prettiger gewerkt.
Ook een mobiele app laten ontwikkelen?
Of wil je meer over ons weten?
Direct antwoord op je vraag?
085 019 7283
100% van onze klanten beveelt ons
aan bij andere organisaties
Bron: Feedback Company
Bereik ons nu!
Ambrero heeft ons als organisatie overduidelijk
een Beter leven bezorgd, need I say more?
Susanne Maassen, manager bij Stichting Beter Leven
keurmerk na de implementatie van hun klantenportaal
