E-learning platform, op maat en verrassend smart

Tele’Train is specialist als het gaat om opleiding en training op gebied van klantcontact. Met hun trainingen en erkende opleidingen leiden ze talent op tot klantgerichte professionals. Zij zochten voor hun zogenaamde blended opleidingen een oplossing om e-learning samen te brengen met de klassikale onderdelen. Ambrero zorgde voor een e-larning platform op maat die dat realiseerde. Daarmee kwam een einde aan ‘communicatie chaos’.

Van standaard e-larning platform naar maatwerk

Hester Mager, directeur van Tele’Train, wist precies wat ze nodig had. “Ik zocht een partij die voor ons software op maat kon ontwikkelen. We verzorgen blended opleidingen, opleidingen waarbij online en klassikale onderdelen worden gecombineerd. Ons standaard e-learning platform was niet voldoende om de klant een goed beeld te geven over hun deelnemers. Daar was maatwerk voor nodig.”

Veel druk op de ketel

Bij bepaalde uitzendbanen mogen studenten pas aan het werk als ze het examen hebben gehaald. Daar hangt dan veel van af en de tijdsdruk is hoog. De uitzendorganisatie krijgt van zijn klanten constant vragen wat de stand van zaken is en of de uitzendkrachten al klaar zijn voor de job.

Hester: “Een klant logt niet in op het e-learning platform om te bekijken of de deelnemer goed bezig is, zo werkt dat simpelweg niet. Hij of zij wil middels een dashboard snel inzicht krijgen in data zoals:

• Hoeveel mensen hebben zich ingeschreven voor de opleiding?
• Hoever zijn de deelnemers in het proces?
• Hoeveel mensen doen deze week examen?
• Hoeveel mensen zijn geslaagd en klaar voor uitzenden?

Ze willen gewoon een snel beeld in welke fase mensen zitten. Die informatie is allemaal beschikbaar maar we wilden dat op één plek.”

Alle informatie overzichtelijk op een plek

Met Ambrero hebben we al die data bijeengebracht in één web-omgeving, de zogenaamde smart-learning portal. Dit is een portal waar klanten en deelnemers zich inschrijven. En waar vervolgens de klant ook alle details kan zien per deelnemer, zoals:

• Wat is de voortgang van online zelfstudie?
• Wanneer is het examen gepland?
• Is het examen afgenomen en wat is het resultaat?

Ook de opmerkingen van de trainer komen in dit systeem terecht. Is iemand überhaupt komen opdagen? Wat voor indruk maakt de deelnemer wat betreft de studie?”

Maatwerk maakt het moeilijk om ‘nee’ te zeggen

Hester geeft aan dat het e-learning platform op maat onder vrij hoge druk is ontwikkeld. Ze was dan ook prettig verrast door de focus op het gebruikersgemak. “Er zijn wel twee dingen die ik wat lastig vind van maatwerk. Je ontwikkelt iets dat op bepaalde punten nog net niet doet wat het moet doen (Agile). Anderzijds is alles mogelijk. Die wetenschap maakt het op de een of andere manier ook moeilijk om ‘nee’ te zeggen.

Ter illustratie; stel dat de ene klant een wens heeft die afwijkt van de andere klanten? Je weet de wens kan worden gerealiseerd maar dat vraagt wel om door-ontwikkeling. In ons e-learningsysteem – een kant-en-klaar systeem dat we hebben gekocht – kan niets worden aangepast. Als de klant dan wensen heeft ten aanzien van functionaliteit weet je dat het niet kan. En zeg je dat ook gewoon, hetgeen ook een soort van rust geeft. Dat is een punt om bij stil te staan als je aan maatwerk begint.”

“Communicatie chaos was voor Tele’Train de aanleiding om te kiezen voor software op maat.”

Communicatie chaos

Ondanks dit ‘luxeprobleem’ is Hester erg blij met de portal. “Aan het eind van het jaar hebben verzekeraars veel mankracht nodig en vragen dan om uitzendkrachten. Door de wet financieel toezicht hebben die uitzendkrachten allemaal een WFT-examen halen. Hier staat 60 uur zelfstudie voor. Veel mensen denken dan dat dat wel even sneller kan. Het is echt taaie stof en een gemeen examen. Dit wordt gewoon onderschat. Wanneer er niet voldoende tijd voor wordt genomen, krijg je herexamen op herexamen. Dat is niet de manier. In zo’n project, omdat er ook bij de uitzendbureaus zoveel druk op zit, ontstaat er communicatie chaos. Zo ontstond de behoefte om maatwerk software te laten ontwikkelen.“

Van Excel-bestand naar een e-learning platform op maat

“Een jaar ervoor, toen we de portal nog niet hadden, hadden we op een gegeven moment maar een Excel-bestand op onze Google Drive staan die de hele dag ‘real-time’ bijgehouden werd. We waren zo druk met het beantwoorden van de vragen van studenten dat we nergens anders aan toekwamen. Uitzendbureaus op hun beurt wilden natuurlijk constant de status van elke deelnemer weten en of hij /zij het examen al gehaald had. Dat ging echt niet meer! Zo kwamen we binnen bij Ambrero: hetgeen nu in Excel staat willen we in één online werkomgeving. Hun oplossing; een precies passende smart-learning portal. Heel overzichtelijk, voor iedereen!”