Efficiënt werken; stop onnodig mailverkeer op de werkvloer

Weet je het nog, toen internet en e-mail werden geïntroduceerd en helemaal hip en happening waren? Je hield vol spanning je mailbox in de gaten want digitale post: wow! Bijna 25 jaar later is de spanning er nog steeds, maar van een heel andere orde. Hoe kom je door die brei heen? Onderzoek toont keer op keer aan dat werknemers ruim 25% van hun tijd verliezen aan mailverkeer. In dit blog delen we tips om weer lekker en efficiënt te werken.

Versla de brei aan e-mails

Onze dagelijkse brei aan mails komt ruwweg uit drie bronnen: collega’s c.q. interne berichten, externe partijen en allerlei platformen en applicaties die je gebruikt. Bij de eerste categorie valt al winst te behalen door gewoon even naar de betreffende collega toe te lopen. Maak je je ‘stappenteller’ ook gelijk blij. En je hebt met een beetje geluk meteen reactie, want jouw mail heeft helaas veel concurrentie. Bellen kan ook, al zijn we dat met onze smartphones al bijna vergeten. Voor de laatste categorie kun je vaak al winst behalen met het aanpassen van de instellingen. Bijvoorbeeld door in te stellen dat je niet bij alle updates een notificatie per mail ontvangt maar wekelijks een samenvatting van de wijzigingen.

Efficiënte alternatieven voor e-mail

Ook de vele cc’tjes worden steeds meer ervaren als een vorm van berichtenterreur. Hoeveel daarvan had je nou echt niet willen of mogen missen? Laat ze via instellingen in een aparte mailbox zetten en bekijk ze op een later en geschikter tijdstip alsnog. Om het interne mailverkeer verder aan banden te leggen, zijn zeer handige chatapps beschikbaar. Die worden dan ook op steeds grotere schaal gebruikt.

Zelf werken we met Slack, maar ook Microsoft Teams, Workplace van Facebook, G-suite en Hangouts zijn goede alternatieven. Soms is de meest efficiënte vorm van communicatie een kort overleg van maximaal 15 minuten. Een prima manier voor een snelle update en bespreken van een probleem of vraag. Wanneer de collega’s niet allemaal op dezelfde plek aanwezig zijn, zijn Skype of Teams goede tools om online te overleggen.

De voordelen van chatsoftware

De voordelen van chatsoftware liggen voor de hand: je bepaalt als team wie er wel en niet in een bepaalde chatgroep zitten. Vervolgens kun je via notificaties instellen wat je wilt ontvangen en hoe je daar, zichtbaar of hoorbaar, iets van merkt. Ook kun je kanalen aanmaken voor verschillende onderwerpen. En je kunt de chatsoftware gemakkelijk even uitzetten als je te druk bent of je wilt focussen! Slack en Teams bieden ook een directe messaging eigenschap aan die geïntegreerd kan worden met andere applicaties. Effectieve tooling voor het beantwoorden van korte vragen, tijdgevoelige zaken, versturen van berichten naar teams en mededelingen. Zoals wanneer een collega op taart trakteert bij de koffie!

Communicatie via klantenportalen

In het contact met klanten heeft het mailverkeer vaak betrekking op documenten of andere informatie die veelvuldig heen en weer geslingerd wordt. Over versiebeheer zullen we het maar helemaal niet hebben. Omdat die documenten vaak ook gevoelige informatie bevatten, is in veel gevallen het beschikbaar stellen via een klantenportaal een betere optie. Een klantenportaal biedt voordelen als:

• Klantenbinding door korte communicatielijnen en informatie & service op maat
• Kosten besparen door handmatige processen te automatiseren
• Overzicht door 24/7 informatie te delen met de klant via één communicatiekanaal
• Verhogen van efficiency door koppeling met andere systemen

Ter illustratie: voor MMD/AOC ontwikkelden we een portal voor het afhandelen van garantie-aanvragen. Hiermee realiseert onze klant een tijdsbesparing van 16 tot 20 uur per week. Hun klanten zijn ook blij met de klantenportaal omdat de aanvragen 15 keer sneller worden uitgegeven, zonder enig mailverkeer. Dubbele winst dus.

De tips nog even op een rij:

• Intern mailverkeer verminderen door collega’s te bellen, een kort overleg houden en je gezonde verstand gebruiken
• Extern mailverkeer via platformen, applicaties verminderen door het aanpassen van notificaties via instellingen
• Mailverkeer met klanten stroomlijnen door een klantportaal te gebruiken
• Hulpmiddelen om mailverkeer te verminderen door het gebruik van chatapps zoals Slack en Microsoft Teams