Van documentgericht naar zaakgericht werken bij gemeenten

In Ambrero Insights delen we niet alleen kennis, maar ook ervaringen. Daarom in deze blog een klant aan het woord. In het verleden werkten gemeenten en andere overheidsorganisaties analoog en heel documentgericht. Dat was een tijdrovend en inefficiënt proces. Dankzij Zaaksysteem.nl werken deze organisaties nu sneller, efficiënter en transparanter. Ambrero ontwikkelde een maatwerkapplicatie die Zaaksysteem.nl en standaard applicaties als Office 365 met elkaar verbindt. Ook wel systeemintegratie genoemd.

Formulieren van hand tot hand

Michiel Ootjers, Technisch directeur van Zaaksysteem.nl: ‘Als je in het verleden als burger iets nodig had, ging je naar de gemeente en vulde je een formulier in. Dit formulier ging van de ene beambte naar de ander tot het proces eindelijk was afgerond. Deze manier van werken was tijdrovend en totaal niet transparant.’

Van documentgericht naar zaakgericht werken

‘Zo rond 2009 kwam daar verandering in. Overheidsinstanties moesten digitaal en zaakgericht gaan werken,’ vervolgt Michiel. ‘Door voor elke aanvraag van een burger een zaak aan te maken, werd het proces heel inzichtelijk en stukken sneller. Daar zijn wij – heel succesvol – op ingesprongen met Zaaksysteem.nl. Het idee is dat burgers gewoon vanuit huis inloggen met DigiD. Niet meer naar het gemeentehuis moeten, maar online je lopende zaken inzien. Daarbij kun je op een teller zien hoe lang het nog duurt voor je zaak is afgehandeld. Betalen? Dat kan natuurlijk met Ideal.’

Bedrijfsprocessen gemoderniseerd

Rudolf Leermakers, Backend ontwikkelaar bij Zaaksysteem.nl: ‘Met Zaaksysteem.nl voeren Nederlandse overheidsorganisaties hun bedrijfsprocessen op een moderne en veilige manier uit. Onze software biedt deze organisaties flexibele formulieren, workflow, systeemintegratie en documentbeheer, om maar een aantal functionaliteiten te noemen.’

Systeemintegratie met lokale applicaties

‘Verandering heeft tijd nodig. Medewerkers willen nog steeds dat er ergens aan het eind van de rit een document is. We misten dat stukje integratie van ons systeem met applicaties zoals Office 365,’ legt Michiel uit. ‘We hebben toen Ambrero ingeschakeld en zij hebben een applicatie gebouwd die dat verzorgt. Op het moment dat een medewerker een document uit ons systeem haalt, kan hij of zij dat direct bewerken in het gewenste softwarepakket. Na bewerken, slaan ze het bestand ook direct weer op in ons systeem. Dat interactiepunt, dat heeft Ambrero voor ons gerealiseerd.’

Praten op technisch niveau

Rudolf: ‘Ik ben heel erg tevreden en vooral onder de indruk van de technische capaciteit van Ambrero. Ik ben zelf ook van de techniek, dus dat ik op dat niveau met hen in gesprek kon gaan was heel prettig. Dat is niet altijd zo vanzelfsprekend. Ze wisten waar ze het over hadden en regelden gewoon wat nodig was. Dat vond ik héél erg fijn! In de toekomst willen we kijken of we nog meer van dit soort specifieke toepassingen kunnen laten maken. Ons product is een grote applicatie met enorm veel functionaliteiten. Ambrero’s kracht ligt bij maatwerkapplicaties, die je in dit geval op een device kunt installeren. Daar voegt Ambrero voor ons écht waarde toe.’