Squads; zelfsturende teams bij Ambrero

In mijn vorige blog lees je hoe we werk gedaan krijgen zonder managers. En hoe we samenwerken met klanten in zelfsturende teams. En je vraagt je misschien af: Als er geen managers zijn, hoe krijgen jullie dingen dan gedaan buiten projecten om?

Deze blog gaat over hoe iedereen binnen Ambrero bijdraagt aan de besturing van ons bedrijf. Dit organiseren we met Squads, een typische IT-term die je misschien kent van het Spotify-model. Maar wij geven er een andere invulling aan.

Van zelfsturende projectteams naar invloed op bedrijfsvoering

In 2017 starten we met Squads in het kader van ons Agile HR project. We werkten toen al 10 jaar met zelfsturende projectteams en waren wel klaar met de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Daarnaast wilden we persoonlijke ontwikkeling centraal zetten. Uiteindelijk had dit HR-project een veel grotere impact op de ontwikkeling van Ambrero.

De inspiratiebron van het Agile HR project waren de 3 “Pillars of Motivation” van Daniel Pink; deze “ingrediënten” dragen bij aan de intrinsieke motivatie van mensen:

• 1. Autonomie
• 2. Meesterschap
• 3. Zingeving

Squads kwamen voort vanuit het onderwerp Autonomy. De gedachten is dat collega’s meer invloed uitoefenen op hun werk en werkomgeving, en daarnaast hun takenpakket verbreden. Dit leidt tot meer motivatie en betrokkenheid.

Kansen en risico’s vertalen naar Squads

We maakten een lijst van de belangrijkste onderwerpen binnen onze bedrijfsvoering, vooral de onderwerpen waar kansen of risico’s aan verbonden waren. Deze brachten we samen tot 7 Squads. Collega’s kozen op basis van hun interesse voor een Squad. Elk Squad verkoos binnen de groep een Squad-lead, de linking-pin. Zij hebben elk kwartaal overleg om te kijken of men elkaar kan helpen en of initiatieven op elkaar aansluiten.

Het idee vanuit Agile HR voor het vormen van Squads is: Een beter Ambrero begint bij jezelf! Voor alle collega’s die kansen tot verbeteren van onze werkwijze en dienstverlening zien, is het een manier om invloed uit te oefenen. En daar is positief op gereageerd.

Elisa, Marketeer & Squad-lead Work Happy

Een beter Ambrero begint bij jezelf

De 7 Squads waren als voorzet bedacht, maar na de invoer kwam hier al snel vanuit de Squads zelf verandering in. Zo zijn er twee samengevoegd omdat er veel overlap in verantwoordelijkheden was. En een ander is opgeheven omdat er binnen de groep onvoldoende energie op het onderwerp zat. Inmiddels is de lijst vrij stabiel en overzichtelijk:

Hosting & Ops

Zorgt voor de technische randvoorwaarden om ons werk te kunnen doen (software en hardware) en een soepel-draaiende hosting infrastructuur.

Work Happy

Zorgt voor een fijne werkomgeving met oog voor vitaliteit, waardering en zingeving. En organiseert gezelligheid met borrels en uitjes.

People Squad

Borgt de HR-processen en stimuleert persoonlijke ontwikkeling en feedback binnen het team.

Security & Privacy

Is verantwoordelijk voor beleid en tooling voor informatiebeveiliging en AVG.

Dev-Squad

Zorgt ervoor dat we onze kennis op peil houden en de laatste technologie gebruiken in projecten.

Vrijheid en verantwoordelijkheid van zelfsturende teams

Net als een ontwikkelproject heeft ook een Squad bepaalde kaders. Het expertisegebied is er eentje. Binnen dat expertisegebied stelt ieder Squad zelf haar (jaar)doelen op en vraagt een jaarbudget aan. Binnen dit budget (ook een kader) neemt het Squad zelf beslissingen en koopt diensten of producten in.

Zo kan Hosting & Ops zonder goedkeuring nieuwe laptops voor medewerkers aanschaffen en kan de Dev Squad een nieuwe stack lanceren binnen projecten. Maar Hosting & Ops kan geen nieuw beveiligingsbeleid ontwikkelen zonder samenwerking met de Security & Privacy Squad.

Squads geven duidelijkheid waar je moet zijn met een vraag. En het jaarbudget geeft mij binnen het Squad veel vrijheid om snel beslissingen te nemen. Het is vooral leuk om je met andere dingen bezig te houden dan alleen met je kerntaak; deze verbreding geeft veel afwisseling en uitdaging. Het is ook leerzaam: als Squad-lead van Hosting & Ops ben ik zeker gegroeid, bijvoorbeeld in het organiseren en communiceren.

Martijn, Java ontwikkelaar & Squad-lead Hosting & Ops

Hierbij is de regel dat besluiten geen negatieve impact op collega’s hebben. Hosting & Ops gaat over de laptops, maar een hoop collega’s zouden toch vreemd opkijken als ze opeens een MacBook op hun bureau vinden in plaats van een Dell laptop. Het initiatief ligt bij Hosting & Ops, maar zij halen feedback op bij het team om te toetsen of hier geen bezwaren zijn.

Snelle besluitvorming zorgen voor veel initiatieven

In de praktijk vallen de meeste besluiten in de categorie “Safe enough to try”. Ze vallen binnen de kaders en er is geen negatieve impact voorzien, dus ze kunnen snel genomen worden. Dit levert leuke initiatieven op die snel geïmplementeerd worden, waar ik zelf heel blij van wordt! Enkele voorbeelden:

• Work Happy kwam tijdens Covid direct in actie om ervoor te zorgen dat collega’s, ondanks het thuiswerken, aangesloten bleven bij Ambrero. Er werden overlevingspakketten langsbracht en online Vrijmibo’s georganiseerd. En het persoonlijke contact gestimuleerd via gezamenlijke wandelingen, met 1,5 meter afstand.
• Hosting & Ops voerde een migratie uit van onze vorige hostingprovider naar Google Cloud. Met een stabielere infrastructuur, en daarmee blije klanten, tot gevolg. Het Squad zette zelf een experiment op, om vervolgens met Sales de klanten te informeren en migreren.
• Security & Privacy ontwikkelde een Vulnerability Monitoring tool waarmee al onze applicaties, en daarin gebruikte open-source software, worden gecheckt op kwetsbaarheden. Hierdoor is en blijft de software van onze klanten veilig.
• People Squad maakte op basis van interne feedback een voorstel voor winstdeling als vervanging voor de oude bonus-systematiek. Het team krijgt meer inzicht in de financiële resultaten en deelt hierin mee.
• Dev Squad jaagde de overstap van JavaScript naar TypeScript aan en is onlangs gestart met het organiseren van Pizza-sessies. Hierbij werken collega’s aan technische uitdagingen en wisselen kennis uit.

Zelfsturende teams op tactisch en strategisch niveau

Veel collega’s zijn dus zeer betrokken bij de bedrijfsvoering en iedereen kan zelf het initiatief voor verbetering nemen. Er is geen groen licht van een manager voor nodig is. Maar zoals je kunt zien zijn veel van deze initiatieven over het algemeen tactisch van aard: ze komen voort uit nieuwe ontwikkelingen, of uit een ambitie die een Squad heeft, maar zeggen niets over de lange termijn ambitie en richting van het bedrijf.

Je zult je wellicht afvragen wie de strategie van Ambrero bepaalt? En of het People Squad zelf kan besluiten om meer People aan te nemen? En waar deze besluiten samenkomen? Hierover meer in het volgende blog 🙂