Reserveringsapp voor HKU; anticiperen op het nieuwe normaal

Het is de zomer van 2020, een jaar dat veel aanpassingsvermogen vraagt van leerlingen, vakdocenten en bestuurders. Zo ook van Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU), want met een afname van 75% in de capaciteit van de studentenwerkplaatsen hebben ze een probleem. Er moet op korte termijn een reserveringssysteem komen zodat studenten kunnen checken of er plek is om aan hun projecten te werken. In deze blog vertelt Teije ter Maat, projectleider HKU, hoe ze tot een oplossing kwamen.

Met de komst van corona ontstaat het probleem

De HKU heeft 25 werkplaatsen, met bijbehorend materiaal en faciliteiten, op verschillende locaties. Zoals de Decorwerkplaats, Houtwerkplaats en Digitale Drukwerkplaats. Dag in en uit zijn studenten hier in de weer om te experimenteren en hun creatieve ideeën te realiseren. Het reserveren van deze werkplaatsen doen ze door even bij de balie langs te gaan of te bellen. Maar met de komst van het coronavirus, en hiermee een 75% afname van de hoeveelheid werkplekken, weet HKU dat het anders moet. Zo ontstaat de wens om de reserveringen online te organiseren, overzichtelijk en corona-proof.

Onderzoek naar verschillende oplossingsrichtingen

Voorafgaand aan de ontwikkeling van ons reserveringssysteem heeft HKU drie mogelijke oplossingen onderzocht. Daarbij hebben ze de benodigde functionaliteit onderzocht op basis van gesprekken met collega’s bij de werkplaatsen. Op basis hiervan schrijven ze user stories, een korte beschrijving van een behoefte van de eindgebruiker. Om aan de hand daarvan te beoordelen wat het beste past. De drie opties:

• (standaard) facility managementsysteem
• (standaard) roosterpakket
• maatwerk software

Zowel de standaard softwarepakketten als de maatwerk software ontwikkelingen hebben nadelen voor HKU. Dus wat kies je dan? We vragen Teije naar zijn overweging.

Nadelen standaard softwarepakketten

“Standaard software zijn vaak ‘duizendpootpakketten’, waarvan de accountmanager zegt ‘dat kunnen we’ maar vaak op een globaal niveau. Dat vergt extra werk in finetunen en levert uiteindelijk niet wat je wilt. Ook waren de kosten diffuus en bij één van de pakketten lag het verdienmodel op de licenties”, aldus Teije.

Nadelen van eigen software laten ontwikkelen

“De initiële investering is bij een maatwerk systeem hoger. Daarnaast heb je ook meer inzet en tijd nodig vanuit je organisatie omdat je nauw betrokken bent bij het maken ervan”.

“Het lijkt zo simpel ‘afspraken inboeken’ maar the devil is in the details.”

De definitieve keuze voor de reserveringsapp

Na het onderzoek kiest HKU voor de beste match met hun gebruikerswensen en de uitsluiting op bestaande processen en laten een reserveringsapp maken. Maatwerk software dus. Dit systeem voegen ze samen met de reeds bestaande mobiele app waarmee studenten materiaal reserveren.

Hoe werkt het?

Met één inlog kunnen studenten materiaal lenen en een werkplaats reserveren. De student ziet per werkplek wanneer er plaats is, kiest de periode dat er gewerkt gaat worden en reserveert.

Wat betekent de reserveringsapp voor HKU

“Op de afgesproken tijd was er een oplossing waarover bijna alle collega’s enthousiast zijn. Ze zijn blij met het inzicht; wie komen er en wat gaan ze doen. Maar de beste reactie kwam van onze studenten! Namelijk door massaal werkplaatsen te boeken via het nieuwe systeem”, aldus Teije.

Eénduidige communicatie en tijdswinst

Met één inlog kunnen studenten materiaal lenen en een werkplaats reserveren. De student ziet per werkplek wanneer er plaats is, kiest de periode dat er gewerkt gaat worden en reserveert.

Persoonlijke winst en snel schakelen

“Persoonlijk heb ik met veel plezier aan dit project gewerkt. Bedrijfsprocessen vertalen naar softwareoplossingen, daar hou ik van! Het feit dat dit project in zo’n korte tijd is geslaagd is natuurlijk ook erg fijn. De vraag vanuit HKU aan Ambrero was last minute, vlak voor de zomervakantie. Maar beide partijen hebben tijd vrij gemaakt en op de afgesproken datum ging de reserveringsapp live.”

Toepassing voor andere onderwijsinstellingen

Op onze vraag of Teije deze reserveringsapp zou aanbevelen bij andere hoge scholen zegt hij het volgende: “Mijn ervaring is dat hoge scholen eigen projecten starten. Want we wijken vaak af, of de business case is net even anders, en dat past niet in een standaardpakket. Dus een app laten maken is voor andere onderwijsinstellingen zeker relevant en ik beveel onze app van harte aan.”

Wat mij betreft gebruiken alle hogescholen onze online reserveringsapp maar dat is natuurlijk aan hen!

Teije ter Maat, functionaris gegevensbescherming HKU

Ook anticiperen op veranderingen in het onderwijs

Covid heeft het hoger onderwijs gedwongen om vernieuwingen te versnellen. En heeft nog meer urgentie gegeven aan trends die al aan de gang waren, zoals toenemende flexibilisering en meer focus op de Student Journey. Helaas blijkt in de praktijk dat de beschikbare standaardpakketten, veelal buitenlandse software, niet toereikend zijn voor het Nederlands hoger onderwijs. Ambrero helpt onderwijsinstellingen met het vormgeven van de beste reis voor studenten en de meest efficiënte ondersteuning van de onderwijsprocessen.