Cocreatie: ontwerpen met de creativiteit van Disney

In mijn vorige blog over cocreatie deelden we de stappen die we nemen in projecten waarin we de doelgroep laten participeren in het ontwerpproces. In het tweede deel nemen we de volgende stappen: het stimuleren van creativiteit en resultaatgericht werken.

In een cocreatie team streef je natuurlijk naar een dynamiek waarin de kennis en praktijkervaring van het team vertaald wordt naar vooruitstrevende nieuwe ideeën. In het eerste deel van dit blog beschreven we hoe je als facilitator van het cocreatie proces een gemeenschappelijk perspectief creëert en hoe je het team inspireert om realistisch maar ambitieus vooruit te denken. Zodra het team weet wat het wil bereiken kan het echte werk beginnen.

Innovatie start met vrij denken: het genereren van ideeën zonder te ver vooruit te lopen op consequenties. De interactie met naasten helpt om een dynamiek te bewerkstelligen waarin nieuwe ideeën ontstaan: samen ontwerpen leidt tot innovatievere concepten.

Stap 3 / Samen ontwerpen

Papier en potlood gereed? Tekenen maar! Was het maar zo eenvoudig! Om daadwerkelijk het team in de ontwerpmodus te krijgen moet je het ontwerpproces een beetje begeleiden. Gelukkig zijn daar allerlei methoden voor. Hieronder laten we je zien welke ingrediënten je tot je beschikking hebt.

Brainstormen

Brainstorm-technieken zoals brainwriting en mindmapping bevorderen het denkproces. Mindmapping helpt ons bijvoorbeeld om nieuwe verbanden te leggen en stelt ons in staat om een probleem diepgaander te doorgronden. Vaak is dat een individueel proces, maar in een co-creatie sessie wil je natuurlijk meer dynamiek! Begin bijvoorbeeld eens met een sessie waarin iedereen mag roepen waar hij aan denkt bij de uitdaging die er ligt: emoties, doelen, omgeving, verlangens… Hang al die begrippen op het bord en maak daarna de stap om die begrippen simpelweg visueel te organiseren. Het resultaat is een gezamenlijk gezamenlijk ontstane mindmap van de situatie.

Brainstormen via een virtuele mindmap

Brainwriting is ook een goede start van het ontwerpproces: het is een methode waarbij teamleden individueel of in groepsverband alle ideeën opschrijven die er bij ze opkomen. Vaak wordt dat gedaan in de vorm waarbij verschillende teamleden geeltjes op een muur plakken en die geeltjes vervolgens gezamenlijk worden besproken. Nadeel van die methode is dat teamleden elkaar beïnvloeden: ze nemen al snel elkaars ideeën over.

Bij een brainstorm streef je natuurlijk naar een goede balans tussen individualiteit en de gezamenlijkheid waarmee je samen de richting bepaalt. Als facilitator kun je hierin sturen. Brainwriting kun je bijvoorbeeld doen als een interactieve sessie waarbij iedereen direct zijn of haar ideeën etaleert, maar je kunt ook de ruimte bieden om eerst individueel ideeën te verzamelen en deze pas daarna met elkaar te delen. Zo zorg je ervoor dat beïnvloeding beperkt blijft en er ruimte is voor verschillende perspectieven en voor de meer introverte deelnemers aan de sessie.

Beginnen met ontwerpen

Elke ontwerper heeft wel eens last van wat we het ‘blank canvas syndrome’ noemen: het witte, lege vel papier waar de eerste streep nog op moet worden gezet. De onbeperkte mogelijkheden zorgen voor een blokkade. Beginnen is voor elke ontwerper lastig omdat je nog niks hebt om je ontwerp aan te relateren. Doorwerken op een bestaande situatie is veel eenvoudiger.

Bij cocreatie heb je natuurlijk te maken met ongeoefende ontwerpers die nóg meer last hebben van dit blank canvas syndrome. Tel daarbij op dat ongeoefende ontwerpers nog wel eens bang zijn dat ze helemaal niet kunnen tekenen en je snapt dat ze snel geblokkeerd raken. Later in dit blog lees je over de middelen die je hebt om de angst om iets verkeerd te doen te verlagen en de creativiteit te bevorderen. Maar eerst laten we je zien hoe wij onze ontwerppartners in de praktijk een handje helpen.

Cocreatie met een design kit

Dat doen we door te werken met een design kit: een set aan (papieren) interface-blokken waarmee de ontwerper op een heel laagdrempelige manier zijn gedachten kan visualiseren. Menu’s, tabellen, widgets, formulier-elementen, buttons, ze zitten allemaal schematisch in de design kit. Het plaatsen van deze elementen op een canvas is een makkelijkere eerste stap om tot een schermindeling te komen: ten eerste heb je een beperkte set aan vooraf gedefinieerde mogelijkheden, wat het kiezen makkelijker maakt. En daarnaast zijn de interface-elementen eenvoudig te verplaatsen, wat het ontwerpproces heel flexibel maakt. Ideeën kunnen snel gevisualiseerd en geëvalueerd worden. De barrière om iets ‘verkeerd’ te doen is hiermee weggenomen.

Werken met een cocreatie design kit

Hoe gaat dit in zijn werk? Allereerst beschrijf je een scenario, met een duidelijke situatieschets, het doel dat de persona wil bereiken, en een beschrijving van waar die persona in het proces staat. Maak het niet te groot: hoe concreter de situatie hoe beter. Probeer vooral geen allesomvattend voorbeeld te schetsen, want hoe specifieker de situatie hoe beter de oplossing. Vervolgens open je de dialoog met het cocreatie team: wat heeft de gebruiker nodig en welke middelen zou je hem kunnen aanreiken om zijn doel te bereiken? De uitkomsten van die dialoog vormen het startpunt van het daadwerkelijke ontwerp.

Soms zitten er grote verschillen in het vermogen van teamleden om de vertaalslag te maken van praktijksituatie tot (digitale) oplossing: de een gaat direct aan de slag, de ander wil eerst het speelveld overzien voordat hij een start kan maken. Laat dat vooral begaan: de voortgang van de één is weer inspiratie voor de ander. Vaak werkt het goed om in koppels te werken, want het verwoorden van wat je wilt ontwerpen helpt bij het visualiseren. En mocht er nou echt geen dynamiek ontstaan (wat zelden voorkomt), schroom dan niet om naast iemand te gaan zitten: zolang het teamlid in control is over het ontwerp kun je hem prima begeleiden in zijn denkproces!

Met elkaar in gesprek

De gemaakte ontwerpen zijn het perfecte middel om de dialoog tussen de verschillende stakeholders te voeren. In dit stadium zien we vaak dat ideeën elkaar in hoog tempo opvolgen. Het simpele feit dat ideeën wel genoeg vorm hebben gekregen maar nog niet in steen gebeiteld zijn zorgt voor creatieve invalshoeken. Allemaal input voor de volgende stappen: uitwerking van concepten, visualisatie, en prototyping.

Vaak zit er een natuurlijk einde aan het schetsstadium: de gesprekken over de gemaakte ontwerpen geven een beeld van de behoeften en zienswijzen van klanten, maar de schetsen zijn te abstract om de effectiviteit van de beoogde oplossing te kunnen inschatten. Een verder uitgewerkt detailontwerp helpt om te reflecteren op de geschetste oplossingen.

Cocreatie: het managen van creativiteit

Je wilt natuurlijk de meest creatieve ideeën als uitkomst van je cocreatie sessies. Als facilitator kun je deze creativiteit op allerlei manieren managen. Eerder noemden we al de invloed van restricties: anders dan dat je zou denken stimuleer je de creativiteit door de keuzemogelijkheden te beperken. Neem bijvoorbeeld de haiku: een gedicht waarvan de vorm dicteert dat het slechts drie regels lang mag zijn, met een beperkt aantal lettergrepen (meestal de eerste zin 5, de tweede 7 en de derde weer 5). Talloze dichters hebben hierin een vorm gevonden voor hun uitdrukkingskracht.

mijn oude dagboek –
tussen de regels
een ander verhaal
   – Ria Giskes (haiku van het jaar 2020)

Veiligheid: basisvoorwaarde om anders te denken

Een ander aspect dat je kunt managen is veiligheid: veiligheid is basisvoorwaarde 1 voor de ontwikkeling van creativiteit. Creativiteit gaat gepaard met fouten maken. Om tot nieuwe denksporen te komen moet het mogelijk zijn om hersenkronkels te maken die niet voor de hand liggen. Dat betekent dat er ook ruimte moet zijn voor gedachten die eigenlijk kant noch wal raken. Sterker nog: deze ‘fouten’ zijn essentieel voor een vrij denkproces. Stimuleer dus om fouten te maken! Nodig uit om alle associaties die je team maakt te omarmen. En grijp duidelijk maar vriendelijk in zodra teamleden elkaars gedachten of ideeën teveel bekritiseren.

Mistakes aren’t a necessary evil. They aren’t evil at all. They are an inevitable consequence of doing something new.

Ed Catmull, President van Walt Disney Animation Studios en auteur van Creativity, inc.

Lateraal denken in cocreatie

Over denksporen gesproken: je kunt creativiteit ook stimuleren door ‘anders denken’ te stimuleren. Het benaderen van een probleem vanuit een ongebruikelijke invalshoek wordt lateraal denken genoemd. Het bekende ‘Omdenken’, van grondlegger Berthold Gunster, is een voorbeeld van lateraal denken: draai het probleem om en benader het probleem andersom. Stel dat je continu in discussie raakt met een collega, en dat hindert jullie samenwerking, dan kun je proberen uit te vinden wat er in jullie dynamiek misgaat. Maar je zou ook kunnen bedenken wat je zou moeten doen om nóg meer in discussie te raken. Misschien geeft dat wel nieuwe inzichten!

Andere vormen van lateraal denken zijn het verzinnen van analogieën, het maken van associaties, of het werken met het systeem van de zes ‘denkhoeden’ van Edward de Bono. Allemaal manieren om het rationele, concrete en lineaire denken te doorbreken en de creativiteit aan te spreken!

Gebruik tijd als catalysator

‘Onder druk wordt alles vloeibaar’ zeggen ze toch? Daar zit een kern van waarheid is, zeker als het gaat om creativiteit. Of het nou om denkprocessen gaat of om ontwerpprocessen: in het begin doen de details er niet toe. Het gaat om het idee, om de grote lijn, de details komen later wel! Zo houd je de energie erin om verschillende oplossingen te bedenken. Elke perfectionist zal het herkennen: de focus op details kost tijd weerhoudt je ervan om een idee ook weer makkelijk los te laten.

Dus hoe zorg je ervoor dat je de energie hoog houdt? Tijdsdruk! Ik ben zelf bijvoorbeeld fan van Crazy Eights: een snelle ontwerpoefening waarin je in 8 minuten 8 verschillende ideeën visualiseert! Deelnemers hebben simpelweg niet de tijd om een idee te verwerpen of om zich zorgen te maken over details. Dikke kans dat enkele concepten bruikbare invalshoeken bevatten!

Stap 4 / Resultaten verwerken

Als het goed is heb je in dit stadium een reeks ontwerp-oplossingen in handen. Bij de analyse van de opgeleverde schetsen valt vaak een rode draad te ontdekken: in de informatie die gebruikers nodig hebben, in hun beleving of de werkwijze die ze gewoon zijn. De laatste stap in het cocreatie proces is om de resultaten te evalueren, en een vertaling te maken naar een professioneel uitgewerkt concept dat inspireert en enthousiasmeert.

Een recent cocreatie-traject voor een organisatie in de gezondheidszorg leverde bijvoorbeeld een paar bruikbare oplossingsrichtingen op om het werk te organiseren. Zowel managers als teams op de werkvloer hadden bijgedragen aan de cocreatie sessies. Wat bleek? De concept-oplossingen van de managers en de teams liepen helemaal niet zo ver uiteen, maar verschilden wél op een paar essentiële punten in de manier waarop naar de hoeveelheid werk werd gekeken. De teams hadden behoefte aan meer inzicht in de details bijvoorbeeld. In de gezamenlijke evaluatie vormden de concepten de basis voor de discussie over hoe werkzaamheden werden georganiseerd.

Van concept tot prototype: breng het concept tot leven!

Ook al kan een concept fantastisch innovatief zijn, het moet natuurlijk wel verkocht worden aan de beslissers! Tijd om de vertaalslag te maken naar iets tastbaars. Dit is het moment om professionele ontwerpers te laten doen waar ze het beste in zijn: het tot leven brengen van een abstract concept. Dat kan in vele vormen. Afhankelijk van het concept en van de beschikbare tijd kies je het beste middel:

• Een storyboard of film om de toehoorder mee te nemen in de situatieschets,
• Een paper prototype, ofwel een in papier uitgewerkt concept waarmee je in een vroeg stadium feedback kunt ophalen bij gebruikers,
• Een 3D-geprinte mock-up indien het om een tastbare innovatie gaat
• Een interactief doorklikbaar prototype als virtuele demo

Virtueel prototype in Figma: de blauwe lijnen zijn verbindingen tussen interface-elementen

Met een goed uitgewerkt prototype krijg je de handen veel sneller op elkaar. Allereerst overtuigt een prototype de beslissers dat een idee realistisch is. Het geeft het gevoel dat de belangrijkste stap al gezet is. Harvard professor Teresa Amabile deed lang onderzoek naar hoe mensen betekenis vinden in hun werk. De belangrijkste uitkomst van dit onderzoek was het gevoel van dagelijkse vooruitgang: deze vooruitgang geeft ons een gevoel van nut, van het bereiken van resultaat. Een prototype geeft deze betekenis!

No prototype, no meeting

Dennis Boyle, oprichter van ontwerpbureau IDEO

Bovendien kun je een prototype makkelijk door een klantpanel laten testen om de eerste feedback op te halen. Is die positief, dan kun je dat oordeel meteen inbrengen in de presentatie aan het management. Als het concept daadwerkelijk uit de koker van de eindgebruiker komt en de eerste gebruikerstests het bewijs leveren dat het concept werkt, dan vormen tijd en geld vaak nog de enige restricties. Kortom: hoe concreter de resultaten, hoe lager de risico’s worden ingeschat en hoe hoger de bereidheid tot investeren!

Als laatste voedt een prototype de belevingswereld van de toehoorder. Als een verfrissende blik op de toekomst. Hij ziet nieuwe kansen ontstaan, wordt enthousiast over de mogelijkheden die de nieuwe insteek biedt. Dergelijke conceptuele buy-in van een beslisser helpt enorm in het beslissingsproces.

Het vervolg: neem je cocreatie team mee gedurende de realisatie

In voorgaande stappen beschreven we belangrijke factoren die je in je rol als facilitator kunt stimuleren om de effectiviteit en het succes van het cocreatie-proces te vergroten. Op een gegeven moment neemt een productieteam de realisatie van het concept over. Maar daarmee hoeft de rol van het cocreatie-team niet uitgespeeld te zijn.

Veel productieprocessen zijn tegenwoordig natuurlijk agile ingestoken: een iteratieve werkwijze waarbij tweewekelijks een functioneel deelresultaat wordt opgeleverd. Net als bij de user centered design methode kun je deze deelopleveringen gebruiken om feedback op te halen bij het team dat aan de wieg stond van het concept. Zij vormen als het ware het morele geweten achter de uitwerking van het concept: ze bewaken het idee, geven feedback, en dragen daarmee bij aan het voortschrijdend inzicht. Het loont dus om het teamwork vanuit de cocreatie sessies door te trekken naar productie.

Het cocreatie team kan zelfs een rol spelen als ambassadeur van het idee. Bij de ontwikkeling van een intern product (bijvoorbeeld een EPD) loont het bijvoorbeeld om ze te betrekken bij de ingebruikname van het product. Hun commitment op het idee neemt anderen mee in de wil om het product in gebruik te nemen. Want weerstand om te veranderen is er altijd, maar een stem vanuit de organisatie helpt om die weerstand te doorbreken.

Experimenteer, evalueer en leer

Ik hoop je te hebben meegenomen in de wereld van cocreatie. Wij doen dat in onze rol van software ontwikkelaars, maar cocreatie is natuurlijk in tal van situaties toepasbaar. Al deze informatie zou je echter best eens kunnen ontmoedigen om zelf met een team aan de slag te gaan. Toch wil ik je op het hart drukken dat je met deze kapstok van vier stappen én een hoop enthousiasme echt een heel eind zult komen. Experimenteer, evalueer en leer. Op naar een innovatieve toekomst!